Comment ça marche ?
De la cueillette des boîtes à la livraison numérique, notre processus est conçu pour être transparent, sécurisé et rapide. Voici les étapes clés.
Collecte et transport sécurisé
Nous récupérons vos boîtes d'archives directement à vos bureaux, partout au Québec, en Ontario et au Nouveau-Brunswick. Chaque boîte est inventoriée, identifiée et tracée dès la prise en charge.
Préparation des documents
Nos équipes procèdent au débrochage minutieux, au retrait des trombones et au nettoyage des pages. Cette étape, souvent négligée par les multinationales, garantit la qualité du scan final.
Numérisation haute vitesse
Vos documents sont scannés avec des équipements industriels Kodak Alaris i5200V, capables de traiter des centaines de pages par minute tout en appliquant des corrections d'image en temps réel.
Traitement OCR et IA
Les fichiers sont convertis en texte recherchable grâce à l'OCR. Nos agents IA nomment, classent et indexent automatiquement chaque document selon vos critères et prompts personnalisés.
Contrôle qualité
Chaque lot passe par une vérification rigoureuse, à la fois humaine et automatisée par IA, pour s'assurer de sa conformité aux normes ISO 9001, BAnQ et ONGC (CAN/CGSB-72.34).
Livraison et destruction
Vos fichiers numériques sont livrés via notre portail sécurisé. Vous choisissez le sort des originaux : retour, conservation temporaire ou déchiquetage sécurisé avec certificat de destruction officiel.
L'avantage de notre plateforme web
Contrairement aux autres fournisseurs, nous mettons à votre disposition une plateforme web exclusive. Vous pouvez y tracer et suivre l'avancement de votre projet boîte par boîte, télécharger vos fichiers en direct aussitôt qu'ils sont prêts, et obtenir toutes les données de traçabilité conformes aux normes en vigueur.
- Tableau de bord sécurisé en temps réel
- Traçabilité conforme à BAnQ
- Conforme à l'ONGC (CAN/CGSB-72.34)
- Conforme aux exigences fédérales (LPRPDE)
- Téléchargement instantané des PDF
Un document numérisé peut-il remplacer un original ?
Oui, tout à fait. Au Canada, un document numérisé possède la même valeur juridique que son original papier, à condition de respecter certaines règles strictes garantissant son intégrité et son authenticité.
- L'intégrité du documentLe contenu ne doit pas avoir été altéré lors de la numérisation.
- La lisibilitéLa résolution et la qualité de l'image (DPI) doivent permettre une lecture claire.
- La traçabilité et la sécuritéProuver comment, quand et par qui le document a été numérisé et stocké.
- La conformité aux normesS'aligner sur les exigences provinciales et fédérales (ONGC, LPRPDE, BAnQ).
- La traçabilité de la destructionSi l'original est détruit, ce processus doit être documenté de manière irréfutable.
La garantie Clemento
Nos procédés industriels, nos contrôles qualité rigoureux et notre plateforme de traçabilité garantissent que chaque document numérisé par nos soins peut légalement remplacer votre original papier. Vous pouvez ainsi procéder à la destruction sécurisée de vos archives physiques en toute tranquillité d'esprit, tout en restant 100 % conforme lors d'un audit, d'une inspection, ou d'une contestation en cour. Un certificat de destruction officiel vous est fourni pour assurer une traçabilité complète.
Démarrer votre projet de numérisation
Nous vous accompagnons à chaque étape, de la cueillette à la livraison numérique.